各单位、各部门：
2021年上半年，我校党委办公室、校长办公室综合档案室根据全校2019-2022年聘期竞聘工作后各部门建立、撤销、合并、更名和职能变化等实际情况，对原归档范围及时予以调整和修订。9月份在全校范围内完成了对《天津外国语大学文件材料归档范围和保管期限表（2021年修订版）的征求意见。
按照《天津外国语大学档案管理办法》和《天津外国语大学文件材料归档范围和保管期限表（2021年修订版）的规定要求，我校将启动2020年度档案归档工作，请各单位、各部门将2020年形成的、在归档范围内的各类文件按归档要求整理完毕后移交学校档案部门。若有2020年以前未归档的档案，按要求分年度整理好一并归档。
为保证我校2020年度档案归档工作平稳、有序地开展，现将有关事项通知如下：
1、各单位、各部门要对档案归档工作给予高度重视，明确分管档案工作负责人及兼职档案员职责，认真做好本部门档案材料的收集、整理和移交工作。
2、各单位、各部门兼职档案员要认真对照学校档案库藏类别（1、党政 2、教学 3、科学研究 4、基本建设 5、仪器设备6、出版 7、外事8、声像 9、财会10、实物），将本部门2020年度日常工作中办理完毕且具有参考利用价值的档案材料，按照《天津外国语大学文书立卷及归档规范》和《天津外国语大学文件材料归档范围和保管期限表》（见附件）的具体要求及时整理立卷。
3、各单位、各部门处级领导班子和兼职档案员应将本部门2019-2022年聘期竞聘过程中具有保存价值的各种文件材料、照片、实物等档案进行全面清点，分类整理后及时移交学校档案部门，以确保学校此次聘任过程中档案移交的齐全完整。
4、各单位、各部门兼职档案员要加强本部门重要活动及重大事件档案资料的收集工作，整理形成专题案卷移交到学校档案部门，丰富学校专题档案信息库。
5、各单位、各部门兼职档案员应按照归档时间的要求，在10月30日前将整理完毕的案卷移交学校档案部门永久保存，确保学校档案材料的齐全、完整。
为保证我校今年档案归档工作的顺利进行，各部门在立卷、移交过程中如有问题，可向学校档案部门电话咨询或预约上门指导。希望全校兼职档案员本着对天外历史负责的精神，认真做好本部门档案材料的立卷归档工作，为丰富学校档案资源、促进档案资源的开发利用奠定良好基础。
附件1：天津外国语大学文书立卷及归档规范
附件2：天津外国语大学文件材料归档范围和保管期限表(详情请见新办公系统)
党委办公室、校长办公室
2021年10月4日
