各单位、各部门:
按照《天津外国语大学档案管理办法》和《天津外国语大学文件材料归档范围和保管期限表(2021年修订版)的规定要求,我校将启动2023年度档案归档工作,请各单位、各部门将2023年形成的、在归档范围内的各类文件材料、照片、实物等各种载体形式的档案,按归档要求整理完毕后移交学校档案主管部门。若有2023年以前未归档的档案,按要求分年度整理好一并归档。
为保证我校2023年度档案归档工作平稳、有序地开展,现将有关事项通知如下:
1、各单位、各部门要对档案归档工作给予高度重视,明确分管档案工作负责人及兼职档案员职责,认真做好本部门档案材料的收集、整理和移交工作。
2、各单位、各部门兼职档案员要认真对照学校档案库藏类别(1、党政 2、教学 3、科学研究 4、基本建设 5、仪器设备6、出版 7、外事8、声像 9、财会10、实物),将本部门2023年度日常工作中办理完毕且具有参考利用价值的文件材料、照片、实物、电子文件等各种载体形式的档案,按照《天津外国语大学文书立卷及归档规范》和《天津外国语大学文件材料归档范围和保管期限表》(见附件)的具体要求及时整理立卷。
3、各单位、各部门兼职档案员要加强本部门重要活动及重大事件档案资料(如建校60周年纪念大会、结对帮扶、重点工程等)的收集工作,整理形成专题案卷移交到学校档案主管部门,丰富学校专题档案信息库。
4、学校各教学单位及教学相关部门移交2023年度教学档案材料,归档范围包括学生录检表、入学登记表、学生成绩单、毕业生登记表、研究生档案、历届毕业生合影(纸质照片)等学生入学和毕业相关材料。之前年度应归档材料尚未移交的请及时补交归档。
5、各单位、各部门兼职档案员要通过“南大之星”档案管理系统,录入案卷目录(案卷级和文件级)、打印卷内目录和填写备考表,确保电子档案目录与纸质档案同步归档。
6、各单位、各部门兼职档案员应按照归档时间的要求,在11月10日前将整理完毕的案卷移交学校档案主管部门永久保存,确保学校档案材料的齐全、完整。
为保证我校今年档案归档工作的顺利进行,各部门在立卷、移交过程中如有问题,可向学校档案主管部门电话咨询或预约上门指导。联系人:崔老师、冉老师、牛老师;联系电话:23281359。
希望全校兼职档案员本着对天外历史负责的精神,认真做好本部门档案材料的立卷归档工作,为丰富学校档案资源、促进档案资源的开发利用奠定良好基础。
附件2:天津外国语大学文件材料归档范围和保管期限表(详情请见办公系统)
党委办公室、校长办公室
2024年10月9日