各单位、各部门：
根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）《天津市档案条例》及《天津外国语大学档案管理办法》等有关规定，结合学校档案工作实际，现将2025年度档案立卷归档工作有关要求通知如下：
一、归档范围
1.各单位、各部门在2025年度日常管理和各项工作中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体形式的档案材料，均应归档。归档范围具体参见《天津外国语大学文件材料归档范围和保管期限表》（见附件1）。
2.各单位、各部门要注重收集学校主办、承办或参与的重要活动、重大事项相关档案资料（如上海合作组织峰会、世界职业技术教育发展大会等材料），及时整理形成专题档案，充实学校专题档案资源库。
3.学校各教学单位及教学相关部门移交2025年度教学档案材料，归档范围包括录取新生名册、入学登记表、学生成绩单、毕业生登记表、研究生档案、历届毕业生合影等学生入学和毕业相关学籍档案。
4.各单位、各部门2025年以前年度应归档但尚未归档的各类档案资料，请按年度分类整理，一并完成归档。
二、归档要求
1.归档工作责任到人。各单位、各部门要高度重视档案归档工作，明确分管档案工作负责人与兼职档案员岗位职责，扎实做好本部门档案资料的收集、整理与移交工作。
2.严把档案整理质量。归档文件应为原件，有落款时间、加盖单位公章等重要信息；合同必须为原件或正本；带附件的文件，正文和附件须齐全完整；请示和批复一并归档，如有特殊原因，须填写情况说明。归档材料应平整清洁，超规格纸张须做相应处理。
3.实行双套制归档（涉密文件除外）。因学校启用智慧档案管理平台，自本年度起实行档案文件双套制归档。兼职档案员在做好纸质材料立卷归档的同时，要按照电子文件归档要求，在综合档案管理系统中完成案卷级、文件级目录著录，并同步上传对应文件的电子版。
三、归档时间
请各单位、各部门于2026年11月30日前，将整理完毕的档案移交学校综合档案室。各单位、各部门如存在专项检查等需提前归档情况的，归档时间按专项工作要求执行。
四、归档流程与安排
1.各单位、各部门对整理好的纸质材料进行组卷并标注页码（按件整理的档案应加盖件号章），同时在综合档案管理系统中进行条目著录，并上传对应材料的电子版。
2.档案室安排专人联系指导各单位、各部门立卷归档，并及时在综合档案管理系统中进行检查和审核。
3.经审核合格后，各单位、各部门可打印卷内目录、移交目录，填写卷内备考表。
4.各单位、各部门将完成组卷的案卷移交学校综合档案室。
5.移交时综合档案室与归档部门共同检查核对，无误后完成移交工作。
各单位、各部门在立卷、移交过程中如有疑问，可电话咨询或预约上门指导。联系人：冉老师、牛老师、崔老师，联系电话：23281359
希望各单位、各部门兼职档案员本着对学校历史负责的态度，严谨细致做好本部门档案立卷归档工作，持续丰富学校档案资源，为档案资源开发利用夯实基础。
附件1：天津外国语大学文件材料归档范围和保管期限表
党委（校长）办公室
2026年10月26日